Vzbujanje digitalne zavisti

Bodimo iskreni. Dogodkov se želimo udeležiti, ker smo malo egoistični. Doživeti želimo nekaj, česar ne moremo doživeti vsak dan. Pomembno nam je, da smo tam, drugih pa ni. Da imamo “instagramabilno” izkušnjo, drugim pa z njo vzbujamo zavist. In kateri element dogodka je zelo “instafriendly”? Lokacija. Lokacija lahko naredi dogodek zelo privlačen. Tako zelo, da si želiš biti tam, tudi če ne veš, kakšna bo vsebina dogodka.

Do čiste zmage pridete, ko (s)poznate goste svojega dogodka - pomislite, kaj imajo radi, česa si želijo, koga tam pričakujejo in kaj na dogodku jih bo prepričalo, da bodo fotografije delili na družbenih omrežjih ter s tem sejali digitalno zavist. Ko iščete popolno lokacijo za svoj dogodek, si postavite 3 vprašanja:

• komu je dogodek namenjen,
• kakšna sta koncept in tema dogodka,
• kaj želite z dogodkom sporočiti/doseči.  

Preprosta klasika ali dogodek na ključ

Če pri organizaciji dogodka ne potrebujete dodatnih izzivov, se odločite za lokacijo, ki že na vstopni spletni strani ponuja zavihek »najem«, lokacijo, ki so vam jo priporočili prijatelji ali ste jo celo že obiskali. Za klasične, tradicionalne dogodke so še vedno primerne bolj mirne lokacije, kot so konferenčne dvorane, hoteli, restavracije, gledališča. Te lokacije imajo še en bonus - običajno ponujajo storitve, kot so tehnična podpora, catering, hostese …, ki vam bodo olajšale organizacijo dogodka. Po koncu dogodka nimate energije za odnašanje smeti? Čistilka bo z delom začela takoj, ko odstranite vso scenografijo, ki ste jo prinesli s sabo. Preprosto. In klasično. 

Kako do drugačne in drzne lokacije

Ker je prvi vtis postal kralj, edinstvenost in kreativnost pa bistvo vsega, smo tudi organizatorji dogodkov dobili priložnost, da smo  pri iskanju prizorišč za dogodke malo drznejši. 
Kakšna lokacija dogodka je najboljša? Tista, na kateri dogodka še ni bilo. Kakšna lokacija je še boljša? Tista, na kateri dogodka nihče niti ne pričakuje.

In kako najti najboljšo lokacijo? Po najinih izkušnjah imajo lokalne turistične ali kulturne organizacije pravo zakladnico prostorov, ki so skriti očem. Zato poglejte dvakrat. Ali celo trikrat. In ne bodite sramežljivi - ogovorite lokalne prebivalce ter jih povprašajte o skritih kotičkih. Čeprav bodo na začetku mogoče začudeni nad tem, da bi dogodek kdo želel prirediti v stari dvorani dijaškega doma, se ne pustite zmesti. Tudi največji diamanti izgubijo svoj lesk, če jih vidimo vsak dan. 

Z malo truda lahko najdemo prašne vinske kleti, zapuščene kulturne dvorane, manjše galerije, terase nebotičnikov, skrita grajska dvorišča, jadrnice ... In prav vsaka od teh lokacij je lahko prizorišče za ustvarjanje idealnega vzdušja za vaše goste.

Pojdite na izlet

Pri iskanju skritih lokacij odpove tudi gospod Google. Na “lov za zakladom” se odpravite kar sami. Sestavite si okviren seznam lokacij in lastnike obvestite, da jih boste obiskali. Med obiskom lokacij s seznama pa imejte oči na pecljih - oprezajte za skritimi cerkvenimi dvorišči, zavijte na poti, označene s starimi lesenimi smerokazi, sedite na kavo in se pogovorite z gostincem. Mimoidoče povprašajte o vremenu in skritih kotičkih, ki jih najraje obiskujejo. Verjemite; če boste postavili prava vprašanja in pozorno poslušali, boste našli to, kar iščete. 

Stopite v čevlje vseh sodelujočih na dogodku

Najbolj nevaren stavek v človeški zgodovini naj bi bil: »We have always done it this way«. In mi se strinjamo.
Da izjemno lokacijo spremenite v popoln dogodek, bo potrebnega kar nekaj dela. Najprej pripravite seznam nujnih elementov, ki jih lokacija potrebuje za organizacijo popolnega dogodka. Razmišljajte kot gost/gostinec/glasbenik/hostesa/voditelj … Za nekaj trenutkov se prelevite v vse sodelujoče v dogodku. Bo catering potreboval dostop do vode? Je dovolj električnih priključkov in kje so skriti? Bo prostor v večernih urah potreboval dodatno ogrevanje? Kam naj gostje odložijo plašče? Kaj, če gostje ne najdejo lokacije? Ima lokacija internetno povezavo? Jo sploh potrebujete? Drugačna lokacija bo zahtevala nekaj drznosti in veliko kreativnosti pri reševanju precej neobičajnih zagat. Dolgčas ne bo. 

Make-up je pomemben

Seznamu nujnih elementov sledi scenografija, ki naj nemo pripoveduje zgodbo dogodka, vendar ne posega v osebnost lokacije. V kolikor vam osebnost lokacije uspe združiti z zgodbo vašega dogodka, pa ste tako ali tako na konju.

Vaše sanje o edinstveni scenografiji, vodnih fontanah, hostesah na drsalkah in ognjemetom pred vhodom pogosto prizemljijo lastniki lokacij, ki so do teh precej zaščitniški, ter morebitne regulative in predpisi avtorjev, ki jih ne bomo nikoli spoznali. Tukaj čarobne paličice žal ne moremo uporabiti. Dogovore, pogoje in druge predpise je potrebno upoštevati, zato se raje naučite čarati znotraj teh okvirjev. Če pa imate na drugi strani najemodajalca, ki ga ni strah biti drzen, vam zaupa in pušča svobodo, se lahko štejete med tiste redke in bolj srečne organizatorje dogodkov.

Bodite drzni

Pri organizaciji naslednjega dogodka si za odkrivanje edinstvene lokacije torej vzemite več časa (kot običajno). Poiščite lokacijo, ki bo všeč vam, bo izrazila to, kar želite sporočiti svojim obiskovalcem, in seveda lokacijo, ki bo pustila dober vtis tudi na vaših gostih.

Avtor: Mojca P. Matić in Patricija Premrov